Wir, die Österreichische Hochschüler_innenschaft (ÖH), sind als gesetzlich verankerte Vertretung aller Studierenden in Österreich das zentrale studentische Sprachrohr gegenüber der Politik und Gesellschaft.
Die ÖH feiert im Jahr 2025 ihr 80. Jubiläum. Für diesen Anlass möchten wir am 27. Juni 2025 einen Festakt organisieren, bei welchem die zahlreichen Errungenschaften und Erfolge der ÖH gefeiert werden, Vernetzung mit ehemaligen und aktuellen Ehrenamtlichen, Studierenden und politischen Vertreter_innen forciert sowie ein Druckwerk präsentiert werden soll. Die angedachte Teilnehmer_innenzahl ist in etwa 500-700 Personen, wobei sich diese je nach Ausgestaltung der Planung auch nach oben oder unten bewegen kann.
Für diesen Anlass sucht die ÖH eine Agentur für Eventmanagement, die uns organisatorisch im Vorfeld und vor Ort mit der Veranstaltung unterstützt.
Die ÖH arbeitet vor allem mit Ehrenamtlichen, die neben dem Studium Vertretungsarbeit an der ÖH machen. Unser Team an Ehrenamtlichen vereint viele operative Kompetenzen, weshalb der organisatorische Prozess möglichst eng gemeinsam mit dem Vorsitzteam der ÖH und den Sachbearbeiter_innen für Organisation erarbeitet werden soll. Unterstützung suchen wir insbesondere für organisatorische Tätigkeiten wie Kontakt mit Firmen (Location, Ausschank, Catering, Technik, Auf- und Abbau etc.), die Organisation vor Ort sowie die Erstellung von Zeitabläufen.
Die Entscheidung über die Vergabe wird von der Vorsitzenden und dem Wirtschaftsreferenten gemeinsam getroffen. Die Auswahl erfolgt nach den Grundsätzen der Transparenz, Gleichbehandlung und Diskriminierungsfreiheit.
Tätigkeitsfelder:
- Entwicklung von Gesamt- und Zeitplan
- Kommunikation mit Firmen (Catering, Location, Ausschank, Auf- und Abbau, Security, Band & Technik)
- Koordination und Management vor Ort
- Verwaltung der Anmeldelisten
- Enge Kommunikation mit Vorsitzteam & Wirtschaftsreferat
Infos zur Timeline:
- Die Ausschreibung läuft bis zum 30. September 2024, bis Anfang Oktober soll eine Auswahl getroffen werden.
- Der angedachte Termin für die 80 Jahre Feier ist Freitag, der 27. Juni 2025 in Wien
- Ein größer angelegtes Planungstreffen für Anfang November ist gewünscht
- Arbeitsbeginn: 21. Oktober 2024
Anforderungen:
- Professionelles organisatorisches Know-How
- Beratung und Unterstützung in der Planung
- Kontinuierliche und regelmäßige Kund_innenberatung
Bewerbungsunterlagen:
- 3 Referenzen zu vergleichbaren Projekten
- Bestätigung der Firmenbonität (z.B. via KSV-Auszug, darf nicht älter als 3 Monate sein)
- Kostenvoranschlag
Rückfragen können jederzeit gestellt werden. Bei Interesse oder Rückfragen melden Sie sich jederzeit. Wir freuen uns, Ihr Angebot bis zum 30. September 2024 zu erhalten!
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